Come bilanciare un registratore di cassa fino a

Anche con i moderni sistemi di punto vendita (POS) di oggi, è ancora necessario una procedura per tenere conto delle entrate in contanti di un negozio. Questi controlli interni sono necessari per evitare che il malincluticità del denaro e per salvaguardare le attività contro la perdita o il furto.

Non solo i forti controlli interni promuovono l'efficienza operativa, ma garantiscono anche registri contabili affidabili che saranno necessari per il tempo fiscale. Una delle cause più comuni di restringimento o perdita nel tuo negozio è attraverso la cattiva cassa in contanti. Se studiato, la causa più comune si riduce a una mancanza di procedure o controlli adeguati.

Questo sistema di gestione in contanti può essere creato contemporaneamente le politiche del negozio. Molti dei sistemi POS di oggi hanno istruzioni dettagliate per la chiusura (noto anche come bilanciamento) il cassetto per guidare il dipendente.

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La gestione dei negozi o i cassieri possono estrarre un rapporto di vendita in qualsiasi momento durante un turno. Aggiungendo la contanti iniziali nel cassetto al cifra delle vendite giornaliere, un rivenditore saprà esattamente quanti soldi dovrebbero essere nel registratore di cassa o nel sistema POS in qualsiasi momento.

Ci sono diversi motivi per cui questo è utile:

• Evita di mantenere troppi soldi sul pavimento di vendita.
• Protegge dalla perdita se il negozio viene derubato.
• Impedisce situazioni in cui un cliente si lamenta di troppo poco cambiamento.
• Rivela frequenti eccessi o carenze per particolari cassieri.
• Rimuove la tentazione di prendere in contanti senza documentazione dal cassetto di cassa.

Come e quando implementare

Bilanciamento di un registratore di cassa di solito si svolge alla fine della giornata o alla fine del turno di un cassiere. Il cassetto in contanti e il suo contenuto dovrebbero essere portati in un ufficio o in un'altra area isolata per preparare il rapporto. Se bilancia il cassetto dopo la chiusura, assicurarsi che le luci del pavimento di vendita siano spente e che la porta sia chiusa. Per molti venditori, si fregano e tendono a chiudere prima che il negozio sia effettivamente chiuso. Questa non è una pratica sicura. Tuttavia, se hai più dipendenti nel negozio, è possibile chiudere uno dei registri durante le ore aperte.

Eventuali eccessi o carenze dovrebbero essere studiate. La natura umana dovrebbe essere presa in considerazione per errori minori e piccoli importi, ma le frequenti discrepanze potrebbero essere un segno di furto di dipendenti o potrebbero indicare che sono necessarie un'ulteriore formazione per un particolare cassiere. Di norma, si desidera garantire che le discrepanze non superi $ 2 entro la fine della giornata.

La mano in contanti iniziale viene rimessa nel cassetto in contanti e conservato per la sera mentre il deposito è preparato per la banca. Tutti gli scivoli della carta di credito, i report dei terminali e le altre entrate del registro possono essere pinzate al rapporto del cassa giornaliero e presentati per data.

Separazione dei doveri

Per una maggiore responsabilità, prendi in considerazione l'utilizzo di due persone per bilanciare il registratore di cassa. Una persona conta il cassetto e creerà il rapporto in contanti giornalieri, mentre l'altra persona prepara un deposito bancario. Entrambi i membri del personale dovrebbero firmare il rapporto indicando che sono responsabili delle cifre mostrate. Sebbene nessun sistema possa prevenire frodi, questa pista di audit aiuterà a scoraggiare la collusione tra i dipendenti.

All'inizio del prossimo turno, a ciascun cassiere dovrebbe essere assegnato il proprio cassetto in contanti. Chiedi al cassiere raccontare il denaro nel cassetto per verificare il saldo iniziale. Se sei un piccolo negozio con un solo registro, il denaro molto probabilmente rimane nel cassetto durante la notte. Se questa è la tua situazione, la procedura è la stessa.

Un'ultima nota: poiché l'errore umano fa parte del gioco, assicurati di includere discrepanze in contanti come parte delle tue dichiarazioni di profitti e perdite. Aggiungi una linea alle tue dichiarazioni di profitti e perdite per cui il budget e mostra una perdita per un errore. Questo è un altro modo in cui è possibile controllare e gestire la perdita.