Come creare un manuale di volontariato per il tuo non profit

Quando il tuo non profit inizia ad attrarre volontari, può essere un momento entusiasmante di crescita e comunità per tutti i soggetti coinvolti. Tuttavia, quando i volontari iniziano a trasmettere in streaming, può essere schiacciante a bordo, allenarsi e persino gestirli tutti. È un problema significativo da avere, ma la tua organizzazione può creare sistemi e standard per supportare i tuoi volontari.

Ecco dove arriva un manuale di volontari. Proprio come i manuali dei dipendenti e i materiali di formazione nelle imprese, un manuale di volontari serve a informare, educare e supportare i volontari.

Cos'è un manuale di volontari?

Alla base, un manuale di volontari è una risorsa (stampata o digitale) che definisce chiaramente ciò che fa il tuo non profit e come i volontari aiutano l'organizzazione. Può spiegare le regole di volontariato, oltre a stabilire compiti o aspettative.

Un manuale dovrebbe essere usato per reclutare, a bordo e addestrare i volontari in modo che tutti inizino con la stessa conoscenza.

È anche una risorsa "legacy" che tutti possono usare man mano che crescono con la tua organizzazione.

Perché crearne uno?

Le organizzazioni non profit, in molti casi, hanno risorse e personale limitati. Trascorrere del tempo per reclutare, allenarsi e supervisionare i volontari può sommarsi rapidamente, soprattutto se hai molte persone interessate.

Per fortuna, i manuali volontari possono aiutare a ridurre un po 'di tempo e denaro coinvolti nel reclutamento di volontari e nell'onboarding. Inoltre, i manuali volontari non devono essere costosi o elaborati. Un semplice PDF online può standardizzare l'esperienza di volontariato e non richiede molto tempo, denaro o materiali di stampa.

Soprattutto, un manuale di volontari fornisce una risorsa coerente che il personale, i volontari e persino i donatori possono fare riferimento. In questo modo dà a tutti un quadro chiaro di ciò che fa la tua organizzazione e di come i volontari aiutano. Piuttosto che preoccuparsi di esperienze di formazione incoerenti o direzioni "passaparola", i volontari e il personale hanno un manuale che li aiuta ad avere successo.

Quando si includono metodi di comunicazione e informazioni di contatto, si riduce anche la quantità di "passioni" che può essere necessario per rispondere alla domanda di un volontario o organizzare gli orari. Un manuale di volontari consente alle persone di fare il loro miglior lavoro tramite accesso diretto alle persone con cui lavorano.

Quando scrivi un manuale, sarà essenziale considerare il tuo pubblico. Potresti avere giovani volontari, volontari familiari e volontari più anziani. Con quest'ultimo, è particolarmente importante parlare con loro rispettosamente senza usare cliché o stereotipi.

Cosa va in un manuale di volontari?

A seconda delle dimensioni e del settore del tuo non profit, il tuo manuale varierà in dimensioni e ampiezza. Ogni organizzazione no profit è diversa e ha una propria struttura, quindi non esiste un contenuto per il tuo manuale di volontariato.

Tuttavia, molte organizzazioni no profit, sia piccole che grandi, usano manuali che includono articoli come:

• Lettera di benvenuto. Questo potrebbe consistere in un ringraziamento o un caloroso benvenuto per aumentare l'interesse per il programma di volontariato. Dà anche il tono per il personale/relazione di volontariato della tua organizzazione. Puoi persino evidenziare come i vantaggi di volontariato sono volontari per far sì che le persone siano ancora più interessate a unirsi al tuo programma.
• Missione dell'organizzazione. La missione spiega chi, cosa e perché della tua organizzazione.
• Elenco del personale e del consiglio di amministrazione.
• Programmi e campagne. Elenca tutti i programmi che offrono il non profit, nonché qualsiasi sensibilizzazione della comunità. Includere servizi offerti, programmi finanziati e aprirsi sedi.
• Ruoli e responsabilità dei volontari. Questa sezione può includere posizioni e compiti da riempire. Puoi anche evidenziare l'impatto che i volontari hanno e informazioni sulla diversità e sulla rappresentazione.
• Politiche di volontariato. Descrivi le qualifiche per le posizioni di volontariato. Ad esempio, se hanno bisogno di un controllo in background, test o certificazioni. Includi i moduli di domanda. Spiega le politiche di assenza e risoluzione
• Condotta e comportamento. Spiega il codice di abbigliamento, le aspettative comportamentali professionali e dove i volontari possono segnalare problemi. Alcune organizzazioni possono includere il loro codice etico, soprattutto se il lavoro di un volontario è sensibile, come la cura dei bambini, i disabili o gli anziani.
• Operazioni e contorni di lavoro. Le organizzazioni non profit possono rendere questa sezione specifica per diversi ruoli di volontariato o fornire un modello generico su dove riferire o cosa indossare. Includere anche linee guida per la sicurezza, processo di lavoro e informazioni su turni e programmi.
• Directory. Includi membri del personale o leader di volontariato che sono responsabili. Elenca numeri di telefono essenziali, strumenti di gruppo e siti Web che aiuteranno i volontari a tenere traccia delle loro attività o programmi.

Spesso i manuali volontari includono molti più articoli di quelli elencati qui. Ad esempio, le fondazioni nazionali della fauna selvatica includono sezioni sulla gestione dei record, il codice di abbigliamento, la partecipazione e il tempo, le ore minime richieste, la formazione, la valutazione, il riconoscimento, la condotta, il fumo e le droghe, la sicurezza e la responsabilità, il rimborso delle spese, la sicurezza sessuale e conflitti di interesse. 

Personalizzazione

L'elenco sopra è solo un punto di partenza per il tuo non profit; In nessun modo è l'unico formato che puoi scegliere. Le organizzazioni non profit possono creare una versione completa del manuale o possono adottare un approccio di "orientamento" volontario ".

Un manuale di orientamento può concentrarsi solo sui ruoli e sui compiti che i volontari si esibiranno per la tua organizzazione. Queste descrizioni potrebbero essere personalizzate in ciascuna posizione o potrebbero fungere da manuale di orientamento generale che tutti i volontari ricevono. L'orientamento può anche includere video che i volontari possono accedere a remoto o una riunione di gruppo o individuale.

Alcune organizzazioni non profit potrebbero dover includere sezioni aggiuntive nei loro manuali, come le linee guida per il rimborso o le procedure di evacuazione di emergenza. Potrebbero esserci anche alcuni disclaimer legali o assicurativi da includere, come le informazioni sulla responsabilità degli infortuni e le informazioni sulla "Good Samaritans Law del tuo stato."Prenditi un momento per chiedere se ci sono compiti" insoliti "che chiederai ai tuoi volontari e crea una sezione nel tuo manuale che li affronta.

Come realizzare un manuale di volontariato (rapidamente)

La bellezza di un manuale di volontari è che non deve essere complicato. È possibile utilizzare documenti di formazione esistenti o discussioni tra personale e volontari per decidere cosa includere.

Puoi anche usare i manuali di altri non profit come contorno (ma non copiare!). Inoltre, tieni presente che il tuo manuale non deve essere perfetto; Va bene iniziare con una prima edizione e l'aggiornamento mentre ti espandi.

La chiave è solo per iniziare.

Utilizzando Microsoft Word o Google Documenti, uno dei tuoi volontari o membri dello staff può selezionare modelli manuali professionali, modelli di brochure o semplicemente utilizzare un documento di base. Per renderlo facile da sfogliare, tuttavia, prova a includere:

• Un titolo chiaro con tutte le informazioni pertinenti (nome, indirizzo, informazioni di contatto)
• Un contenuto
• Pagina si interrompe tra le sezioni
• Contenuti semplici e facili da leggere
• Carattere e colori facili da leggere
• Informazioni di contatto del coordinatore del programma per una comunicazione sicura

Puoi marchiare il tuo manuale per abbinare i colori, i caratteri e lo stile dell'immagine della tua organizzazione. Rendi il tuo manuale il più chiaro, organizzato e conciso possibile.

Una volta che il tuo primo manuale è stato modificato e pronto per l'uso, puoi stamparlo o creare un PDF online per il tuo sito Web. PDF è l'opzione più conveniente. Con un PDF online, puoi distribuire il manuale via e -mail, social media o il tuo sito Web. Avere il manuale in forma virtuale rende molto più facile aggiornare anche frequentemente.

Esempi

Alla ricerca di un po 'di ispirazione? Ecco alcuni esempi di come potrebbe essere il tuo manuale di volontariato:

• Manuale dell'orientamento volontario del discorso dell'udito e della sordità
• Manuale di volontari di beneficenza cattolica del Maine
• Politiche e procedure. National Wildlife Foundation
• Manuale di volontariato di empowerment femminile
• Trova il manuale di volontariato di Food Bank

Ricorda, non esiste un approccio "una taglia unica" per la creazione di un manuale di volontari. Pensa a quali informazioni devi condividere in modo coerente con i tuoi volontari e quali risorse vorresti avere. Puoi sempre aggiungere un aggiornamento più tardi

Risparmia tempo, denaro, energia e stress dando al tuo personale e ai volontari una risorsa che possono usare per avere il maggiore impatto con il minor supervisione.