Importanti competenze lavorative per i gestori degli uffici

Spesso confuso con un segretario o un assistente amministrativo, i dirigenti degli uffici in molte aziende operano ad alto livello con uno dei lavori più impegnativi dell'azienda. I dirigenti degli uffici in genere guidano e lavorano a stretto contatto con altri capi dipartimento per costruire un ambiente di lavoro sano.

Coloro che cercano di assumere un responsabile dell'ufficio saranno selettivi. Se desideri questo tipo di lavoro, puoi migliorare le tue possibilità di essere assunto sapendo quali delle tue abilità ed esperienze evidenziano durante l'applicazione e il processo di intervista.

Di quali competenze hai bisogno per essere un responsabile dell'ufficio?

I gestori degli uffici si assumono la responsabilità di assicurarsi che l'intero ufficio o il complesso di uffici funzioni senza intoppi. Ciò potrebbe includere compiti come la gestione e la supervisione di uno o più assistenti amministrativi. 

I gestori degli uffici di solito non hanno bisogno di un'istruzione specializzata, ma hanno bisogno di molta esperienza pertinente e set di competenze ben sviluppate sia in ruoli amministrativi che di gestione.

Non tutte le posizioni del responsabile dell'ufficio richiedono esattamente lo stesso set di abilità. Molto dipende da quanti assistenti dell'ufficio devi supervisionare, quante persone usi l'ufficio gestirai e quali tipi di software e altri sistemi utilizza il tuo datore di lavoro.

Tipi di competenze del gestore dell'ufficio

Amministrativo

Come responsabile dell'ufficio, sarai responsabile del completamento di diverse attività amministrative. Questi includono l'assunzione e il licenziamento dei dipendenti, la conduzione di valutazioni delle prestazioni, la formazione di nuovi dipendenti e la supervisione degli altri. 

L'approvazione di richieste formali, la conduzione di operazioni commerciali generali e il mantenimento dei documenti e dei registri del personale possono anche cadere nella tua giurisdizione.

• Multitasking
• Gestione dell'informazione
• Elaborazione della posta
• Programmazione
• Risoluzione del conflitto
• Delegazione
• Il processo decisionale

Analitico

Parte del tuo ruolo sarà quella di trovare il modo di fare meglio il tuo lavoro. Se riesci a identificare le inefficienze nel modo in cui il tuo ufficio gestisce e fornisce soluzioni, potresti essere in grado di risparmiare un sacco di soldi al tuo datore di lavoro e salvare molti colleghi un sacco di aggravamento.

Un grande responsabile dell'ufficio si chiederà continuamente, per quanto riguarda tutti i processi, le pratiche e le procedure, “ha senso? È questo il meglio che possiamo fare?"Si consiglia di includere un elenco di abilità analitiche sul tuo curriculum.

• Creatività
• Ottimizzazione
• Risoluzione dei problemi
• Pensiero critico
• Gestione dei processi
• Ragionamento deduttivo
• Ragionamento induttivo

Attenzione ai dettagli 

Come direttore dell'ufficio, il dollaro si ferma con te. Sarai responsabile per ordinare le forniture di ufficio corrette in modo tempestivo, per mantenere record in modo accurato e organizzato e per tenere traccia delle esigenze e dei problemi di tutti gli altri in ufficio.

Se fai bene il tuo lavoro, l'ufficio sembrerà funzionare. Se si sbagliano alcuni dettagli, altre persone potrebbero non essere in grado di svolgere completamente il proprio lavoro.

• Registrazione dei registri
• Oriente ai dettagli
• Intuizione
• Proattività
• Precisione
• Identificazione di problemi sistemici

Comunicazione

Come gli assistenti d'ufficio, sarai spesso una delle prime persone che i visitatori vedono e a volte potresti essere l'unico che vede se uno dei professionisti che lavorano nel tuo ufficio è fuori. È necessario agire come receptionist efficace mentre esegui contemporaneamente le tue altre funzioni.

Puoi anche essere il principale punto di contatto tra varie persone che usano l'ufficio e possibilmente tra il tuo ufficio e altri all'interno della stessa organizzazione.

Potrebbe essere necessario praticare la risoluzione dei conflitti e delegare il lavoro. Tutto ciò si aggiunge a molte comunicazioni, sia scritte che verbali, tutte accurate, efficienti, amichevoli e professionali in ogni momento.

• Comunicazione scritta
• Comunicazione orale
• Ricezione
• Etichetta telefonica
• Accessibile
• Ascolto attivo

Computer

È importante che i manager degli uffici abbiano una vasta gamma di competenze informatiche. I dettagli dipenderanno dal tuo datore di lavoro ma di solito coinvolge l'inserimento dei dati, i fogli di calcolo e le attività generali IT.

La gestione degli uffici può comportare un'enorme quantità di responsabilità. I gestori di uffici generalmente lavorano nell'apice di un'organizzazione, con le loro mani in ogni aspetto dell'azienda. Se questo ruolo centrale ti piace, continua a rivedere l'elenco delle competenze per vedere se questa potrebbe essere una carriera per te.

• Microsoft Office Suite
• Sistemi operativi
• Inserimento dati
• Calendari digitali
• Gestione e -mail
• Software KPI
• Risoluzione dei problemi del software
• Condivisione di file

Finanza

Le tue responsabilità possono includere contabilità, fatturazione, budget e contabilità. Potresti anche essere tenuto a gestire le voci di buste paga, piccoli contanti e QuickBooks. Anche i rapporti trimestrali e semestrale potrebbero rientrare nella tua gamma di compiti. Per lo meno, se il tuo ufficio gestisce il denaro, alla fine sarai responsabile di assicurarti che sia gestito bene.

• Contabilità
• Budget
• Software di contabilità
• Bilancio d'esercizio
• Fatture
• Conformità
• Integrità

Comando

Come supervisore di quello che potrebbe essere un folto gruppo di assistenti d'ufficio, dovrai mantenere tutti motivati ​​e coordinati. Dovrai far accadere il lavoro di squadra.

Il tuo lavoro includerà l'impostazione di uno standard per il lavoro di tutti gli altri e assicurarsi che tali standard siano soddisfatti.

Guidare spesso significa aiutare le altre persone a crescere nella loro carriera e ad aiutare le persone a iniziare e comunicare bene l'uno con l'altro.

• Coordinazione
• Impostazione e gestione delle aspettative
• Lavoro di squadra
• Collaborazione
• Motivazione
• Guida
• Gestione
• Abilità interpersonali

Più competenze del responsabile dell'ufficio

• Auditing
• Analisi comparativa
• Integrazione
• Fatturazione
• Desktop publishing
• Trascrizione
• Formalità
• Cuscinetto
• Processo di imballaggio e invio di documenti legali
• Prendere appunti
• Memoria
• Sensibilità al problema
• Gestione del tempo
• Priorità
• Tolleranza allo stress
• Risoluzione dei problemi
• Gestione dei social media
• Correzione di bozze
• Revisione
• Redazione
• Uso corretto dei motori di ricerca
• Segnala la scrittura
• Sviluppare e mantenere le procedure operative standard (SOP)
• Scadenze
• Multilingue
• Professionalità
• Assistenza clienti
• Resilienza

Come far risaltare le tue abilità

Aggiungi le competenze pertinenti al tuo curriculum: Usa i nomi delle tue competenze pertinenti come parole chiave nel tuo curriculum, in modo che il supervisore delle assunzioni possa vedere chiaramente che hai quello che stanno cercando.

Evidenzia le abilità nella tua lettera di accompagnamento: Assicurati che la tua lettera identifichi le tue competenze chiave utilizzando alcune delle competenze sopra elencate.

Usa le parole di abilità nel tuo colloquio di lavoro: Quando ti prepari per il tuo colloquio, trova almeno un esempio specifico di tempo in cui usi le tue competenze più pertinenti.