Come scrivere una richiesta di proposta (RFP) e per citazione (RFQ)
- 2199
- 624
- Dr. Damiano De luca
Dopo aver analizzato i requisiti aziendali e completato la ricerca del fornitore, sei pronto per iniziare la carne e i poratori del processo di selezione dei fornitori. Una richiesta ben scritta per la proposta (RFP) o la richiesta di preventivo (RFQ) è la chiave per selezionare il miglior fornitore al miglior valore per la tua azienda. Scrivere entrambi i tipi di richiesta non è difficile se si comprendono gli obiettivi e la funzione del documento.
Decidi quale scrivere
UN RFP viene utilizzato se la qualità, il servizio o il prodotto finale saranno diversi da ciascun fornitore che risponde.
UN Rfq è utilizzato per merci, servizi semplici o parti semplici/semplici con poco o nessuna spazio per la differenziazione del prodotto o del servizio tra i fornitori di risposte. I punti di negoziazione sono stretti, inclusi articoli come programmi di consegna o opzioni di imballaggio.
Gli obiettivi di entrambi i documenti dovrebbero includere:
- Ottenere proposte dettagliate per valutare la risposta di ciascun fornitore, quindi gli interessi migliori della tua azienda sono soddisfatti su tutti i fronti.
- Sfruttare la natura competitiva del processo di selezione dei fornitori per negoziare il miglior affare possibile.
- Garantire che gli interessi di tutte le parti interessate all'interno della tua azienda siano soddisfatti e che sia raggiunto un consenso.
- Mettere la tua azienda in controllo dell'intero processo di selezione dei fornitori e impostare le regole di selezione in anticipo.
- Costruire la partnership tra te e il venditore fin dall'inizio.
Strutturare RFP o RFQ
L'RFP o RFQ dovrebbe essere strutturato in un modo che presenta in modo chiaro e succinto le tue esigenze al fornitore. Ogni documento sarà diverso a seconda del tipo di azienda e prodotto che stai cercando, ma ci sono alcune sezioni standard che dovrebbero essere incluse in qualsiasi RFP tipico o RFQ. Adattare ogni sezione per le tue esigenze individuali:
- Dettagli di invio Fornire informazioni importanti per i fornitori da conoscere come scadenze, indirizzo postale dell'azienda e persona di contatto per domande e chiarimenti.
- UN Introduzione e riassunto esecutivo Fornisce ai potenziali venditori una breve panoramica della tua azienda e i requisiti per il tuo prodotto o servizio. Dovrebbe essere scritto dopo che l'intero documento è terminato per semplificare la sintesi dei punti chiave.
- UN Panoramica del business e background Descrive la tua attività, i prodotti e il settore del mercato. Ciò aiuterà i potenziali venditori a capire le esigenze che stai cercando di soddisfare.
- IL Specifiche dettagliate dovrebbe essere la sezione più lunga del documento. Per un RFP, conterrà le misure e i requisiti qualitativi che guideranno la decisione di selezione. Per un RFQ questa sezione dovrebbe fornire le misure quantitative che stai cercando nella risposta del fornitore. Il criterio di esempio potrebbe includere disegni di prodotti, tolleranze ingegneristiche, livelli di servizio, pietre miliari, risultati e tempistiche, requisiti tecnici o aziendali, funzionalità software e requisiti hardware.
- Ipotesi e vincoli I fornitori devono essere informati sono elencati in questa sezione. In caso contrario, in anticipo con il venditore aprirà la porta alla rinegoziazione dell'accordo in un secondo momento e la possibilità di sforzare la relazione che hai con il tuo fornitore. Possibili argomenti includono spese di viaggio, costi di aggiornamento/modifica e diritti di licenza.
- Qualunque Termini e Condizioni del contratto deve essere elencato affinché il venditore possa fare una risposta equa e onesta. Questi possono includere opzioni di finanziamento, lunghezza del contratto, opzioni di rinnovo, garanzie, sanzioni di consegna, livelli di servizio, ecc.
- Criteri di selezione su come prendererai la tua decisione è la sezione finale. Alcune aziende preferiscono mantenere queste informazioni totalmente riservate, mentre altre aziende ritengono che ciò aiuterà i potenziali fornitori a concentrarsi su ciò che è importante per la tua azienda.
Distribuire ai venditori
Infine, componi una lettera di accompagnamento e invia copie del tuo RFP o RFQ a ciascuno dei fornitori selezionati durante il processo di ricerca. Assicurati che siano incluse informazioni di contatto appropriate al fine di fornire assistenza a qualsiasi fornitore che ne abbia bisogno.