Come scrivere e inviare e -mail professionali

Sia che tu stia cercando lavoro, creando nuove connessioni di networking o semplicemente cercando di eccellere nel tuo lavoro attuale, è essenziale sapere come scrivere e inviare messaggi di posta elettronica professionali.

Questo può essere più difficile di quanto sembri. Molti professionisti si sono abituati a un approccio molto informale per e -mail nella loro vita personale. Mentre il gergo, le emoticon e il testo sono di solito accettabili quando invierai un'e -mail di amici intimi, non voleranno nella corrispondenza del lavoro. È importante sapere quanto pulire le tue comunicazioni quando è necessario.

Quando potresti dover inviare un'e -mail professionale? Ci sono una serie di possibilità. Potrebbe essere necessario inviare la tua lettera di accompagnamento a un potenziale datore di lavoro, una lettera di ringraziamento a un collega che ha accettato di essere un riferimento, una lettera di dimissioni al tuo attuale boss o una richiesta per una lettera di raccomandazione.

Potresti avere altri motivi per inviare e-mail non personali e, in effetti, è una buona idea assicurarsi che tutta la tua e-mail sia organizzata e professionale.

Ogni volta che invii messaggi di posta elettronica professionali, è davvero importante assicurarsi che il messaggio sia perfetto. Non vuoi far esplodere un'opportunità commettendo errori, o su come invii e-mail o come si tieni traccia di loro.

Scopri cosa includere nei tuoi messaggi, cosa non includere e come chiudere, firmare e inviare i tuoi messaggi di posta elettronica.

Linee guida e -mail professionali

Rivedi questi passaggi per scrivere un'e-mail professionale di alta qualità e farai sempre una grande impressione sul destinatario.

Cosa includere nel tuo messaggio di posta elettronica

• Linea tematica: La linea dell'oggetto dovrebbe consentire in modo conciso il tuo scopo per la scrittura. La tua riga dell'oggetto può essere semplice come "grazie" o "richiesta di raccomandazione."
• Saluto: Anche se stai scrivendo un'e -mail molto breve, includi un saluto. Se conosci il nome della persona, includilo. A meno che tu non sia al primo nome con la persona, chiamali con il loro titolo.
• Lunghezza: Mantieni la tua email il più concisa possibile. Le persone tendono a sfogliare lunghe e -mail, quindi includono solo informazioni essenziali.
• Chiusura: Firmare con un breve "grazie", "migliore" o un altro semplice invio, e poi il tuo nome. La maggior parte degli account di posta elettronica ti consente di incorporare una firma con il tuo nome, titolo e informazioni di contatto in ogni e -mail. È un modo fantastico per rendere ogni corrispondenza più professionale.

Cosa non includere nel tuo messaggio di posta elettronica

• Stile carattere: Evita caratteri decorati, giocosi o colorati; Questi semplicemente distraggono il destinatario dal tuo messaggio reale. Evita anche di usare in grassetto e in corsivo, che fanno un aspetto ingombro di un'e -mail.
• Maiuscolo: Non scrivere neanche in tutte le lettere maiuscole; Questo si presenta come arrabbiato o sovraeccitato in una e -mail.
• Emoticon: Non includere emoticon in un'e -mail professionale; Salva questi per la corrispondenza personale.

Suggerimenti per garantire perfetti messaggi di posta elettronica professionale

Una volta che hai scritto la tua e -mail, segui tutti questi passaggi prima di fare clic sul pulsante "Invia":

• Assicurati che il tuo messaggio sia completo: Controllo doppio per assicurarti che la riga dell'oggetto della tua e-mail sia compilata, hai incluso una firma, stai inviando il messaggio alla persona di contatto giusta e hai compilato il BCC campo per inviare una copia a te stesso, quindi hai un record del messaggio di posta elettronica.
• Prova il tuo messaggio di posta elettronica: Prima di colpire l'invio, assicurati anche di controllare e controlla la tua grammatica e la tua capitalizzazione. Sono importanti nella corrispondenza e -mail quanto in una lettera cartacea.
• Invia un messaggio di posta elettronica di prova: Prima di inviare effettivamente la tua e -mail, invia prima il messaggio a verificare che la formattazione funzioni e che nulla sembra fuori posto. Se tutto sembra buono, vai avanti e invia l'e -mail all'azienda o all'individuo che stai contattando.
• Invia una copia del messaggio di posta elettronica a te stesso: Usa il BCC campo per inviare una copia del messaggio e -mail a te stesso, quindi hai un record di quando hai inviato il messaggio e a chi l'hai inviato. Puoi anche trovare queste informazioni nella cartella inviata.
• Archivia le tue copie: Con molti programmi di posta elettronica puoi impostare cartelle per rendere più facile trovare e -mail passate importanti. Imposta cartelle per tutte le e -mail di ricerca di lavoro e altre e -mail professionali e archivia le tue copie dopo aver inviato i tuoi messaggi.

Rivedi esempi di email professionali

Esempio di messaggio di posta elettronica n. 1: lettera di dimissioni

Linea tematica: Dimisse-Bob Smith

Cara Sig.ra. Jones,

Sto scrivendo per presentare le mie dimissioni dalla mia posizione di coordinatore dell'unità presso l'ospedale della città, in vigore il 10 giugno.

Sono più grato di quanto posso dire per tutto il tuo supporto e assistenza negli ultimi cinque anni. Lavorare qui è stata un'istruzione di prima classe nel lavoro di squadra, nell'amministrazione sanitaria e nel corso del lavoro. Mi mancherò lavorare con tutti voi e spero che rimarrai in contatto.

Per favore fatemi sapere se posso essere di qualsiasi assistenza durante la transizione.

Cordiali saluti,

Bob Smith
[email protected]
555-123-4567

Esempio di messaggio di posta elettronica n. 2: richiesta di riferimento

Soggetto: Cynthia Dailey-Referral Richiesta

Cara Barbara Cho,

Di recente su LinkedIn, ho individuato un annuncio di lavoro per la posizione di assistente di marketing presso XYZ Corp. Come so che sei stato lì da diversi anni ormai, mi chiedevo se potresti essere disposto a darmi un riferimento per il lavoro.

Ero particolarmente entusiasta di vedere che il lavoro prevede di lavorare pesantemente con il tuo team nelle campagne di email marketing e social media. Dall'ultima volta che abbiamo lavorato insieme alla ABC LLC, ho acquisito una vasta esperienza con HubSpot, Google Analytics e SurveyMonkey. Mi piacerebbe mettere queste abilità al lavoro per XYZ.

Ho allegato una copia del mio curriculum e un link al mio portfolio, quindi puoi vedere la mia esperienza recente. Per favore fatemi sapere se hai domande o se desideri vedere ulteriori campioni del mio lavoro. 

Migliore,

Cynthia Dailey

[email protected]
portafogliosite.com/cdailey
555-091-7865

Takeaway chiave

Mantienilo professionale: La corrispondenza aziendale dovrebbe essere raffinata, anche quando la invie via via e -mail.

Sii conciso: Arriva al tuo punto e sii il più chiaro possibile su ciò che hai bisogno o che hai da offrire.

Modifica, correzione di bozze, test: Assicurati che il tuo messaggio sia privo di errori e errori di battitura. Invia un messaggio di prova a te stesso prima di colpire "Invia."

Tenere un registro: BCC te stesso su una corrispondenza importante e file ogni messaggio nella cartella e -mail appropriata per riferimento futuro.