How-to-to-how-to-passo passo per impostare riunioni efficaci

Se sei come la maggior parte delle persone che conosco, il pensiero di passare una giornata in incontri consecutivi può essere una sensazione terribile. Le riunioni possono essere noiose, sono spesso inutili e sicuramente prendi del tempo da altri lavori (più cruciali). Ma le riunioni possono essere molto efficienti e produttive quando sono pianificate bene. Ecco alcuni semplici passaggi per pianificare riunioni efficaci.

Decidi se hai davvero bisogno di una riunione

Innanzitutto, decidi se è davvero necessario pianificare una riunione. Spesso pensiamo che un incontro formale sia il modo migliore per condividere informazioni o discutere. Ma se le tue notizie possono essere consegnate via e -mail o teleconferenza, o semplicemente radunando alcune persone nel tuo ufficio per 15 minuti, allora è probabilmente una buona idea saltare del tutto l'incontro formale.

Invita solo coloro che hanno davvero bisogno di essere lì

Mai stato invitato a una riunione e mi chiedevo a metà strada attraverso il motivo per cui ci sei? Non perdere tempo le persone invitandole a una riunione non devono partecipare. Non sarà un incontro efficace. Qualcuno della contabilità deve essere presente durante la riunione per rispondere alle domande di bilancio? Quindi invita una persona dalla contabilità Chi è adatto a quel compito.

Se un collega o un supervisore deve essere informato di ciò che è stato discusso in una riunione, non è necessario invitarli alla riunione effettiva. Basta preparare un riepilogo della riunione e inviarlo a loro in seguito. Apprezzeranno il risparmio di tempo e hai la certezza che - perché metti per iscritto le informazioni - sono pienamente informate delle discussioni.

Invia promemoria per la riunione

La vita è impegnata e i calendari diventano rapidamente prenotati con attività programmate. Invia un promemoria per la riunione di follow-up due giorni prima della riunione. Coloro che hanno detto che avrebbero partecipato saranno quindi in grado di confermare che possono ancora farlo, o se i loro piani sono cambiati e devi riprogrammare.

Avere un programma

Per pianificare riunioni efficaci, dovresti prima decidere cosa verrà discusso. Qual è l'obiettivo della riunione? Cosa stai cercando di realizzare? Sviluppa un'agenda di incontro in anticipo e distribuiscila ai partecipanti. Indicare l'ora di inizio e includere un breve elenco di argomenti da affrontare. Non impantanare il tuo incontro con un'agenda lunga e eccessivamente dettagliata. Indicare per nome di tutte le persone che saranno responsabili della segnalazione su un'area specifica.

Ricorda, questo è importante per coloro che frequentano, ma anche per te. Quando imposti la tua agenda, sarai in grado di rimanere in argomento.

Sii chiaro sulle aspettative

Quando invii la notifica della riunione per la prima volta, sii chiaro sul suo scopo e sulle tue aspettative. L'incontro ruoterà attorno a una presentazione? Quelli che parteciperanno devono prendere appunti? O è una sessione di brainstorming che tutti dovrebbero presentare idee e suggerimenti?

In alcune culture aziendali, i dipendenti non hanno bisogno di partecipare: ascoltano e tornano solo alle loro aree di lavoro. In altre aziende, i dipendenti partecipano liberamente. Nei luoghi di lavoro collaborativi di oggi, interagire e condividere idee non è solo il benvenuto, è spesso lo scopo dell'intero incontro.

Quando stai mettendo le tue aspettative, è anche un buon momento per inviare qualsiasi lettura o materiale richiesto che vorranno che chi presente. In questo modo sono preparati quando arrivano alla riunione e non ci sono sorprese.

Inizia in tempo

A partire dal tempo è davvero importante, sia dal punto di vista logistico che di produttività. Se sei la persona che in genere si presenta per le riunioni in tempo, allora capisci quanto può essere frustrante quando le cose non vanno avanti mentre la gente gocciola nella stanza. Ciò che inevitabilmente succede è, in futuro, tutti sanno che questi incontri non iniziano mai in tempo così tutti Inizia a presentarsi tardi. Prendi in carico il tuo incontro. Inizia prontamente all'orario di inizio dato. Chiudi la porta e inizia. Gli Stragglers riceveranno rapidamente il messaggio che stanno arrivando in ritardo e dovrebbero commettere quell'errore solo una volta. E inoltre, tutti devono tornare al lavoro, quindi non vuoi interrompere l'intera giornata lavorativa.

Mantienilo breve e semplice

La maggior parte delle riunioni è prevista per un'ora in cui, in molti casi, sarà sufficiente un periodo di tempo più breve. Quando viene assegnato troppo tempo, viene sprecato il tempo. Le persone indugiano dopo l'incontro sono finite o trascorrono troppo a lungo per un determinato agenda. Mantieni le riunioni brevi e al punto.

Rimani sull'argomento

Un'agenda da sola non eseguirà il tuo incontro in modo efficiente. Attenersi all'ordine del giorno e evitare che le discussioni vagano per le tangenti. Affrontare eventuali domande fuori tema, affermando che si tratta di un altro incontro o sarà affrontato privatamente. A nessuno piace una riunione in fuga in cui lo scopo tutto ha preso un sedile posteriore ad altre conversazioni.

Prendi incontri più piccoli fuori dalla sala conferenze

Sedersi nella stessa sala conferenze familiare riunita attorno alla stessa tavola familiare è proprio questo: è troppo familiare. Per incoraggiare i dipendenti a interagire, pensare in modo creativo e avere discussioni vivaci, considera di portare l'incontro al di fuori della sala conferenze standard.

Prendi in considerazione l'incontro a un tavolo fuori se la sede e il tempo lo consentono. Prova a radunare in una zona comune con divani e tavolini invece di un grande tavolo da conferenza e sedie girevoli.

Non aver paura di adottare un approccio diverso

Se l'approccio alla riunione non funziona, non aver paura di cambiare rotta. Ad esempio, se una sessione di brainstorming sta producendo una stanza tranquilla con pochissimi dialoghi, cambia direzione. Sii flessibile e presta attenzione a come sta progredendo la riunione generale.

Usa la tecnologia

Pianifica di utilizzare la tecnologia per mantenere i partecipanti coinvolti. Nel mondo digitale di oggi, la maggior parte delle persone è abituata a vedere grafica o video per supportare le parole che ascoltano. Appello a quella mentalità e incorporare audiovisuali quando si pianifica la riunione.

I computer proiettati su grandi schermi e presentazioni di smart board che incoraggiano l'interazione sono un gradito cambiamento rispetto alle lunghe presentazioni di PowerPoint standard.

Un punto sulla tecnologia - Assicurati di testarlo prima. L'ultima cosa di cui hai bisogno è essere agitato perché il laptop non funziona o non puoi attraversare i tuoi aiuti visivi quando ne hai bisogno. Se la tecnologia non è il tuo forte, chiedi a qualcun altro di fare una corsa prima della riunione. Ti farà sicuramente risparmiare tempo e ti terrà nei tempi previsti se fai un piccolo lavoro di preparazione in anticipo.

Invia un riepilogo della riunione

Entro un giorno dopo l'incontro, invia un breve riassunto di ciò che è stato discusso. È una buona idea seguire un'e -mail a tutti coloro che sono presenti, quelli che non sono stati in grado di partecipare alla riunione e chiunque altro potrebbe dover essere informato. Includi anche tutti gli elementi di azione, specificando chi è responsabile per ciascun articolo e la data di scadenza.