Cosa serve per avere successo nella gestione degli eventi?

Molte persone pensano ai gestori di eventi come a pianificatori di matrimoni o concerti, ma il campo della gestione degli eventi comporta molto più. Gli ospiti potrebbero non notare il lavoro di un manager di eventi in un evento ben pianificato, ma noterebbero la mancanza di pianificazione in uno caotico.

Doveri di un gestore di eventi

Nella sua forma più semplice, la gestione degli eventi è il processo di utilizzo della gestione aziendale e delle capacità organizzative per immaginare, pianificare ed eseguire eventi sociali e aziendali. Le persone specializzate nella gestione degli eventi lavorano con budget, programmi e venditori per creare i migliori eventi possibili per i loro clienti.

Molte aziende utilizzano aziende di gestione degli eventi per coordinare le riunioni più importanti e altri eventi.

Gli organizzatori di eventi passano da molti titoli di lavoro diversi, ma la funzione principale del loro lavoro rientra nel regno della gestione degli eventi. Quando lavori nella gestione degli eventi, sarai coinvolto nella pianificazione, esecuzione e valutazione di eventi aziendali, associati, non profit, governativi e sociali.

La gestione degli eventi richiede forti capacità organizzative, di bilancio e creative.

Pianificazione e gestione degli eventi

Un gestore di eventi inizierà a pianificare un evento incontrando il cliente e raccogliendo informazioni sulla visione del cliente dell'evento. Lei e il cliente svilupperanno un budget per eventi e discuteranno il concetto o il tema generale.

Una volta che il budget è in atto, il gestore di eventi finalizzerà il concetto per l'evento, lavora per allineare una posizione e venditori e ottenere eventuali autorizzazioni, permessi e assicurazioni necessarie.

Se per l'evento sono richiesti relatori, il team di gestione degli eventi si coordinerà con il cliente per coinvolgerli. Se sono necessari altri extra, come il parcheggio e il trasporto, la squadra organizzerà anche quelli.

Il giorno dell'evento, il team di gestione degli eventi sarà sul posto per eseguire l'evento e gestire eventuali problemi che si presentano. Dopo l'evento, il team concluderà tutti i dettagli rimanenti e riceverà feedback dal cliente.

Carriere nella gestione degli eventi

Il mercato del lavoro per i gestori di eventi sta crescendo, con alcune stime che la necessità di gestori di eventi aumenterà di un terzo nel prossimo decennio.

La maggior parte delle persone che entra nella gestione degli eventi avrà bisogno di una laurea. Anche l'esperienza nell'ospitalità o nella gestione del turismo è utile. Un gestore di eventi di successo è una persona vera e ha eccellenti capacità organizzative, capacità interpersonali e capacità multitasking.

I team di gestione degli eventi spesso lavorano a stretto contatto con i team di pubbliche relazioni e con i professionisti dell'ospitalità in sedi di eventi. Alcuni professionisti della gestione degli eventi viaggiano frequentemente per gestire i clienti in varie località, mentre altri si concentrano sulla gestione degli eventi in un'area geografica.

Organizzatori di eventi vs. Manager

Le principali responsabilità di un pianificatore prevedono di tenere traccia del tempo durante i tuoi eventi, garantendo una corretta configurazione come stabilito dal cliente, gestendo i camerieri, la catering di catering e altre attività relative alla sede che sono fondamentali per il successo dell'evento dell'evento.

I gestori di eventi, d'altra parte, sono lì con te in ogni fase del percorso. I manager orchestrano tutti i dettagli dell'evento, gestiscono i fornitori, creano e gestiscono budget e tempistiche, assistono con le negoziazioni contrattuali e gestiscono il processo di selezione dei sedi.