Cos'è un seminario?

Un seminario è un programma commerciale in cui ai partecipanti vengono fornite informazioni o formazione su un argomento specifico. Di solito si tiene un seminario per gruppi da 10 a 50 persone e si svolge frequentemente in uno spazio di riunioni alberghieri, un'istituzione accademica o all'interno di una sala conferenze in ufficio. Alcuni tipi comuni di seminari nel business si concentrano sullo sviluppo personale o sulle strategie aziendali.

Cosa sono i seminari?

I seminari, a volte chiamati conferenze, sono eventi sponsorizzati da aziende o società con l'intenzione di circolare conoscenze, nuove tecniche o nuove pratiche per i loro dipendenti.

I seminari non dovrebbero essere confusi con i seminari. I seminari tendono ad essere più pratici, mentre i seminari sono generalmente orientati maggiormente all'apprendimento di un argomento particolare o ai correlati subtopici. Potrebbero coinvolgere oratori ospiti che sono esperti nel campo pertinente per fornire credibilità alle informazioni presentate.

I relatori ospiti dovrebbero essere controllati e selezionati per le loro conoscenze ed esperienze del settore, nonché la loro consegna. Se un esperto del settore non può parlare bene o interesse, il denaro e il tempo saranno sprecati.

Un esempio, considera una società tecnologica che vuole assicurarsi che i programmatori siano all'altezza delle recenti modifiche al linguaggio di programmazione che usano. I pianificatori troverebbero esperti nella lingua che potrebbero insegnare i cambiamenti, individuare una sede e coordinare la frequenza dei dipendenti. Verificherebbero anche con l'esperto per vedere se c'era bisogno di attrezzature speciali, materiali o qualsiasi altra cosa necessaria per un flusso di seminari di successo.

Come funzionano i seminari?

Un seminario può essere avviato e pianificato in modi diversi. Generalmente, una società identifica un'area in cui vuole educare alcuni dipendenti. I pianificatori quindi identificano luoghi ed esperti disponibili e quindi creano un programma per l'evento. Identificano i metodi e i requisiti di presentazione, i rinfreschi, i servizi igienici, i costi di stima e il deconflitto di qualsiasi situazione che potrebbe interferire con il seminario.

Se stai pianificando un evento, è importante essere organizzati e avere una lista di controllo dettagliata per mantenerti in attività. Ci sono una serie di articoli che dovrebbero essere nella lista di controllo per la pianificazione del seminario.

Conferma lo scopo dell'evento

Per prima cosa dovrai capire perché l'evento si svolge. Ad esempio, potresti lavorare su un seminario orientato verso esperti che sperano di perfezionare le loro conoscenze o tenermi aggiornato su nuovi sviluppi. Poni domande specifiche per determinare ciò di cui hanno bisogno in modo da poter lavorare per fornirlo.

Rivedi la guida alle specifiche del Consiglio del settore degli eventi

Il Consiglio per l'industria degli eventi (precedentemente APEX) ha istituito una serie di strumenti che offrono un'eccellente fonte di migliori pratiche per aiutare l'evento o l'incontro con il pianificatore a tenere traccia dei dettagli.

Crea un profilo dell'evento

Una volta che un pianificatore ha alcune delle domande di base sull'evento coperto, è tempo di creare un profilo dell'evento. Questo rapporto include generalmente informazioni su posizione, accordi di posti, frequenza, costi e qualsiasi altra informazione sull'evento.

Rimani informato

Vuoi assicurarti che il seminario non sia in competizione con eventi simili o per lo stesso pubblico. Ad esempio, se stai sviluppando un nuovo evento per un settore che ha già un grande evento in primavera, evita anche il tuo in primavera.

Richiedi proposte di sede

Sollecitare offerte da potenziali luoghi. A seconda delle dimensioni e dell'ambito di un evento, questo passaggio dovrebbe essere eseguito con largo anticipo. I luoghi per grandi eventi possono prenotare fino a un anno o più in anticipo.

Descrivi le esigenze del seminario

Determinare le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi dell'evento.

Budget attentamente

Le spese possono avviarsi per un grande evento come un seminario, quindi preparati con un budget dettagliato.

Sollecitare sponsorizzazioni

Uno dei modi migliori per aiutare a finanziare un seminario è avere sponsor. Le aziende che inviano i partecipanti ai seminari spesso sono disposti ad acquistare sponsorizzazioni.

Conferma e sviluppa l'agenda

Il pianificatore di eventi deve essere pronto a regolare il piano e lavorare a stretto contatto con il luogo per assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi.

Conferma l'ordine dell'evento del banchetto

L'ordine dell'evento del banchetto è uno schema dell'intero seminario che funge da guida per lo staff della sede. Una volta che il pianificatore conosce il numero mirato di partecipanti e requisiti logistici per il seminario, dovrebbero presentare questo documento alla gestione della sede in modo che possano iniziare i loro preparativi.

Crea comunicazioni e materiali per eventi

Tutto, dagli inviti degli eventi all'ordine del giorno deve essere stampato o progettato per la pubblicazione e la distribuzione online.

Finalizza la logistica con l'host

Conferma gli altoparlanti degli eventi, i requisiti tecnologici, il conteggio dei partecipanti, i ruoli e le responsabilità dell'host e i materiali degli eventi seguendo le telefonate o le riunioni faccia a faccia.

Concedi abbastanza tempo per la configurazione

Tutti i materiali per eventi, le dispense, la segnaletica, i display, i regali, le tabelle di registrazione, i badge di nome e altro devono essere pronti per l'evento.

Scopri quanto tempo ci vorrà per completare ogni articolo di cui hai bisogno, quindi pianifica indietro dalla data dell'evento per assicurarti di avere abbastanza tempo per ottenere tutto programmata e completato.

Utilizzare la tecnologia

Dal marketing alle registrazioni di eventi, semplifica per i potenziali partecipanti a conoscere il seminario online. Approfitta degli strumenti di social media creando un hashtag unico da includere con i post e offrendo incentivi per le persone per condividere o taggare gli amici nei post.

Avere piani di emergenza

Più grande è l'evento, più possibilità ci sono qualcosa per andare storto. Parte della pianificazione di un evento prevede il brainstorming di potenziali problemi che potrebbero sorgere gli ospiti che arrivano presto agli esperti che non mostrano. Avere piani di backup in atto. I buoni piani di backup possono trasformare un potenziale disastro in un evento che i partecipanti pensavano siano andati in modo impeccabile.

Tipi di seminari

Generalmente ci sono tre diversi tipi di seminari che possono essere pianificati. Ognuno dei tre ha un pubblico e scopi diversi, che richiede approcci diversi a luoghi e costi.

Crescita personale

Progettato per la formazione e l'arricchimento dei dipendenti, i seminari di sviluppo personale affrontano tutto, dalle competenze concrete come la tecnologia alle competenze trasversali come la psicologia della leadership e come tali competenze possono essere applicate alla professione a portata di mano.

Questi seminari possono assumere la forma di ritiri o discussioni intensive; Possono anche essere utilizzati per formare la gestione o i nuovi dipendenti nei valori o nelle procedure fondamentali dell'azienda. Ad esempio, un'azienda che ha sviluppato una nuova strategia o approccio per il suo personale di vendita può eseguire seminari per formare venditori sui cambiamenti e il modo migliore per implementarli.

Attività commerciale

I seminari commerciali appello agli imprenditori o ai proprietari di piccole imprese. Condividono storie e strategie di successo, nonché informazioni su marketing, licenze e franchising o altre preoccupazioni. Un esempio di uno di questi seminari potrebbe essere un raduno incentrato sul marketing attraverso i social media. I partecipanti imparerebbero le migliori pratiche per promuovere le loro attività tramite Facebook, Twitter, Instagram e altre piattaforme di social media.

Accademico

A volte viene chiamato un pianificatore di eventi per eseguire un seminario in un ambiente accademico. Meno formale di una lezione di classe, un seminario consente a piccoli gruppi di soddisfare e discutere argomenti accademici o di leggere le letture, nonché fissare obiettivi per la ricerca e la continua indagine.

Un distretto scolastico che sta rinnovando il suo curriculum scientifico, ad esempio, potrebbe contenere un seminario per i suoi insegnanti di scienze per affrontare i nuovi standard e pratiche.

Takeaway chiave

• I seminari sono eventi progettati per trasmettere informazioni, conoscenze o pratiche utili per il pubblico.
• Esistono tre tipi generali di seminari.
• È meglio utilizzare la lista di controllo preparata dal settore della pianificazione per creare eventi.
• Pianifica sempre le contingenze.
• Assicurati che gli esperti siano noti per la loro consegna e competenza.