Scrivere per affari

Lo scopo della scrittura aziendale è quello di trasmettere informazioni a qualcun altro o di richiedere informazioni da loro. Per essere efficace per la scrittura per le imprese, devi essere completo, conciso e accurato. Il tuo testo dovrebbe essere scritto in modo tale che il lettore sarà in grado di capire facilmente cosa stai dicendo o chiedendo loro.

Molto scrittura per gli affari è sciatto, scarsamente scritto, disorganizzato, disseminato di gergo e incompleto. Spesso è troppo lungo o troppo corto. Tutti questi attributi contribuiscono alla scrittura di attività inefficaci.

Sia che tu stia scrivendo una proposta di vendita, un'e -mail al tuo capo o un manuale di istruzioni per un pacchetto software, ci sono alcuni passaggi che devi seguire per essere efficaci. Segui questi cinque passaggi:

1. Organizza il tuo materiale
2. Considera il tuo pubblico
3. Scrivi i tuoi pensieri
4. Rivolgi il tuo materiale
5. Modifica il tuo materiale

L'organizzazione è la chiave

Se non organizzi il tuo materiale, non scorre bene e non avrà senso. La scrittura può essere semplice o complicata. Quando si scrive un'e -mail che annuncia una riunione del personale, questo è semplice come raccogliere i tuoi pensieri. D'altra parte, probabilmente dovrai sviluppare un profilo complesso prima del materiale finito se stai scrivendo i risultati di una prova farmaceutica innovativa. Qualunque sia il compito, senza un livello adeguato di organizzazione (persino organizzando i tuoi pensieri), potresti non includere tutto il necessario o non riuscire a dare importanza agli argomenti più importanti. Omissioni o attenzione errata renderà meno chiara la tua attività.

Conosci il tuo pubblico

Prima di iniziare a scrivere, pensa al tuo pubblico previsto. Ad esempio, una presentazione sul nuovo programma 401 (k) della tua azienda può avere la stessa schema quando viene data al tuo CFO e ai dipendenti, ma il livello di dettagli che includi varierà. Devi anche considerare il tono. Una rapida e -mail al tuo team, che ricorda loro la società annuale Picknick, non avrà lo stesso tono della tua missiva per quanto riguarda il rapporto annuale della tua azienda.

Inoltre, ricorda che comunicherai in modo più efficace al tuo pubblico se ti concentri su ciò che vuoi che ascoltino piuttosto che su ciò che stai per dire.

Una parola sulla buona scrittura

I bravi scrittori hanno diversi stili di scrittura. Alcuni preferiscono scrivere tutto e poi tornare indietro e modificare. Altri preferiscono modificare mentre procedono. A volte il loro stile preferito varia a seconda di ciò che stanno scrivendo.

Mentre scrivi (o quando modifichi) sii consapevole della lunghezza. Dovresti usare abbastanza parole per rendere chiaro il tuo significato, ma non usare parole inutili solo per renderlo fiorito. La scrittura aziendale deve essere chiara e concisa, non verbosa e fiorita. Ricorda, nessuno in affari ha il tempo di leggere più del necessario.

D'altra parte, non rendere il tuo pezzo troppo corto. Devi scrivere abbastanza in modo che il tuo significato sia chiaro e non verrà frainteso. Immagina se un pezzo di attrezzatura in un magazzino fosse etichettato "usato ma buono."Non sarebbe chiaro se ciò significasse che il pezzo di equipaggiamento fosse stato usato molto, o che il pezzo di attrezzatura non era più nuovo ma ancora funzionale. Alcune parole aggiuntive avrebbero chiarito il significato. Inoltre, evitare di usare gergo o abbreviazioni perché possono significare cose diverse per lettori diversi.

Correggere e modificare

Indipendentemente dal tuo stile di scrittura, tutti gli scrittori devono correggere e modificare tutto il materiale scritto, anche le e -mail. Dopo aver finito di scrivere, correggi il tuo lavoro. Potresti quindi aver bisogno di modificarlo. La correzione di bozze sta rileggendo ciò che hai scritto per assicurarti che tutte le parole nella tua testa siano arrivate correttamente sulla carta. Poiché i nostri cervelli funzionano più velocemente delle nostre dita, puoi omettere le parole, lasciare un finale o usare l'omonimo sbagliato (E.G., "lì" invece di "loro"). La correzione di bozze cattura questi errori. Ovviamente, la correzione di bozze un'e-mail a una riga è facile e solo lanciandola su come si digita potrebbe essere sufficiente. Tuttavia, se stai scrivendo un manuale di istruzioni, la tua correzione di bozze sarà più complicata e richiederà più tempo.

Dopo aver corretto il tuo materiale, è ora di modificare. A volte la correzione e l'editing possono essere eseguite contemporaneamente, ma è più efficace quando vengono eseguiti in sequenza.

Il motivo per cui modifichi è correggere o cambiare ciò che hai scritto per migliorare il materiale (e leggere). Quando si scrive per affari, questo significa fissare gli errori e rendere il testo il più chiaro e conciso possibile.

Non stai scrivendo un romanzo

Quando scrivi per gli affari non stai scrivendo il prossimo "grande romanzo americano."La tua scrittura dovrebbe essere descrittiva quanto necessaria, ma non è necessario dipingere vivide immagini di parole usando molte grandi parole e figure di linguaggio. Se intendi "case di vetro", non scrivere "domicili vitreo," Scrivi "case di vetro."